Implanter un ERP dans son école : Quelques clés

Implanter un ERP dans son école : Quelques clés
1 vote, 4.00 avg. rating (85% score)

Lorsque l’on interroge la direction d’une école sur la gestion des informations stratégiques, il arrive parfois qu’un petit sourire pointe… Tous sont conscients de l’importance de gérer transversalement l’information. L’implantation d’un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI en français est alors évoquée. Mais quel produit choisir ? Selon quelle méthode ? Et quels sont les risques d’échec ? Dans cet article, nous vous présentons les choix qui qui s’offrent aux écoles, l’intérêt d’utiliser un tel outil et enfin, les causes d’échec ou de succès.


Un ERP pour quels bénéfices

Les bénéfices de l’implantation d’un ERP pour une école est considérable. Au-delà des habituelles justifications (1), il faut recentrer son exploitation dans le contexte actuel. D’une part, le pilotage d’une école devient similaire à celui d’une entreprise ; en conséquence la mise en place de KPI (2) devient indispensable. D’autre part, la demande, en matière de certification ou d’accréditation requiert d’améliorer le fonctionnement. Au vu des contraintes budgétaires, cela ne peut passer que par une optimisation des processus de gestion. La crise économique ne fait qu’accentuer le phénomène. Les étudiants (et surtout les parents) regardent avec attention le rapport investissement/garantie du résultat. Vivre sur sa réputation n’est plus suffisante.

Choisir son ERP

Il n’y a pas réellement de statistiques concernant le succès de l’implantation d’un ERP. On peut, cependant dire au regard des informations fournies par les utilisateurs que la durée moyenne de vie est située entre trois et dix ans. Ce chiffre peut s’expliquer par une période d’appropriation de l’outil puis par une période de murissement plus ou moins rapide selon l’évolution de l’école.

Le choix de l’ERP varie avec la taille de l’école, de son aptitude à l’exploiter et des moyens que l’on souhaite investir. Le coût moyen de la solution logicielle peut aller de 50 à 300k€ suivant les options choisies, la taille de l’école et le paramétrage souhaité. Viennent s’ajouter ensuite des coûts de structure (architecture serveur) et de fonctionnement (licence logicielle, maintenance, etc.).

Le marché des logiciels n’est pas encore totalement mature. Cinq solutions se partagent le marché. Si certaines proposent l’intégration des processus, aucunes de proposent de tableaux de bords ni de KPI. Ceci est dû en partie à la livraison d’un modèle « généralisé » qui ne convient pas toujours aux écoles et d’autre part à l’absence de demande de la part des utilisateurs. À contrario, le modèle de gestion des étudiants varie d’un outil à l’autre. Certains sont adaptés à du cursus individualisé, d’autres non. La Figure 1 présente un sondage réalisé auprès des écoles de la CGE et auprès des éditeurs.

Répartition des ERP par editeur

Figure 1 – Répartition des ERP dans la CGE (Représentativité 13%) (3)

Celui-ci indique que la majorité des écoles ayant répondu exploitent un outil propriétaire. La faible participation des écoles à ce sondage laisse penser que cette majorité est écrasante.

Les raisons du succès

Les raisons sont variables. Ces recommandations sont le fruit d’échanges avec les utilisateurs.

  • Le choix de l’implantation d’un ERP doit correspondre à une volonté transverse. Il ne doit pas être motivé par le besoin d’un service en particulier. Sans l’implication de la direction, le projet risque de ne pas aboutir au risque d’être pris pour une « danseuse ». Un moyen d’impliquer tous les services consiste à intégrer au cahier des charges la production d’indicateurs de pilotage. Ceux-ci dépendant des informations intégrées à l’ERP, l’identification des freins devient évidente (les indicateurs… n’indiquent rien).
  • Le choix de l’ERP ne doit pas être délégué au service informatique. Même s’il contrôle la solution technique, le service informatique ne maitrise pas les processus métiers. L’implication de tous les services dans l’élaboration du cahier des charges est essentielle. Dans nos écoles, la tendance est à sous-traiter, voire occulter cette partie du travail au service informatique du fait du volume de travail à réaliser au vu de l’effectif. Il arrive alors que le service demandeur ne soit plus intéressé par le produit livré.
  • Le déploiement d’un ERP est chronophage. Il ne faut pas sous-estimer le temps de formation. Il faut compter entre 35% de temps supplémentaire pour une modification des habitudes de travail à 100% pour un changement de poste. En conséquence, une équipe déjà surchargée aura des difficultés à se mettre à niveau. La période de déploiement doit donc tenir compte des pics de charge des équipes.
  • Une bonne préparation du projet en amont est indispensable. Il est fort probable que ce soit l’utilisateur qui s’adapte à l’ERP plutôt que le contraire (manque de formation, d’anticipation dans les choix, etc.). La formalisation des processus aide à la spécification. De cette préparation découle généralement deux actes fondamentaux pour une école : l’intégration de l’ERP et sa certification ISO.
  • Déployer un ERP n’est pas instantané. Suivant les objectifs fixés, les résultats (en régime de croisière) peuvent arriver entre 1 et 5 ans au minimum après le déploiement.
  • Pour réduire les délais de production, on a tendance à pratiquer la reprise. C’est-à-dire récolter les informations présentes dans l’actuel système d’information pour le transférer dans le nouveau système d’information. Cette reprise est souvent l’occasion de rafraichir le contenu de la base d’information. C’est aussi l’occasion de perdre du temps dans le déploiement. Il existe d’une part, une certaine forme de résistance au changement et d’autre part les utilisateurs ne s’investissent toujours pas à la hauteur de la tâche.

Conclusions

Notre objectif consiste à vous sensibiliser aux problèmes d’implantation d’ERP dans les écoles du supérieur. Après avoir rapidement présenté le marché, une typologie des facteurs de succès est réalisée.

La gestion d’un établissement scolaire à l’aide d’un ERP fait partie des évolutions liées à l’amélioration de la qualité de service. Il est évident que les écoles ne sont pas égales devant ce choix. Celles disposant d’un effectif restreint sont les plus concernées mais ne disposent, généralement pas des moyens (financiers et humains) pour déployer correctement l’outil de gestion. En clair, les raisons du succès, même si elles sont connues, sont suffisamment nombreuses pour être la cause d’un échec annoncé. L’implication de la direction, dans un projet de cette taille (investissements et durée) mérite d’être réfléchie. L’accompagnement par des professionnels peut réduire le taux d’échec mais il n’empêche que sans l’adhésion des futurs utilisateurs non pas au fonctionnement mais à la spécification est indispensable. Il faudra alors, que les services trouvent le temps et les ressources nécessaires…

Références

1. ORGILL, Ken et SWARTZ, Dave. Higher Education ERP : Lessons Learned. EDUCAUSE QUARTERLY. 2001.
2. Indicateur clé de performance. Wikipedia. [En ligne] 11 02 2011. [Citation : 01 03 2011.] http://fr.wikipedia.org/wiki/Indicateur_clé_de_performance.
3. HUET, Thierry. Le marché des ERP dans le secteur de l’éducation supérieure. APERTO-NOTA / Information Ouverte. [En ligne] 25 02 2011. [Citation : 02 03 2011.] http://www.aperto-nota.fr/2011/02/le-marche-des-erp-dans-le-secteur-de-leducation-superieure/.

Pour marque-pages : permalien.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Vous pouvez utiliser ces balises et attributs HTML : <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>