Fusion des SI : Un outil de communication ?

Fusion des SI : Un outil de communication ?
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Le panorama des écoles supérieures évolue. Certaines écoles subissent de plein fouet la crise économique. Cela se traduit par une réduction des effectifs ou par une diminution de la trésorerie. D’autres, ayant anticipé, choisissent de se regrouper dans l’objectif de consolider leur présence, et d’atteindre la taille critique (1) leur permettant de survivre. L’étape suivante d’un regroupement consiste généralement à repenser le système d’information ; un moyen simple et efficace de mutualiser les ressources matérielles et humaines et de disposer d’un outil de pilotage unique permettant d’une part de suivre les activités liées à l’étudiant et d’autre part de disposer d’une palette d’indicateurs de performances (1). On rappelle que le système d’information est constitué de données, de ressources humaines et logicielles ainsi que de processus. Les ressources logicielles sont généralement centrées autour d’un EMIS (2) qui fédère les données et certains processus. Il est donc indispensable de tenir compte de plusieurs paramètres pour réussir cette fusion dans le cas d’un regroupement ; paramètres techniques mais aussi humains. Dans cet article, nous envisagerons quelques cas possible en essayant d’identifier les sources de difficultés et nous proposons quelques pistes de solution.

Sur les aspect systèmes

Les écoles supérieures disposent toutes d’un système d’information plus ou moins évolué basé sur un EMIS du marché ou réalisé en spécifique. Le marché ayant bien évolué depuis quelques années, la tendance, pour les grandes écoles, est d’ailleurs à s’équiper de solutions du marché. Le rapport fonctionnalités/coût ayant augmenté ces dernières années. En conséquence, le regroupement de plusieurs écoles pose le problème de l’unicité et de l’échange d’information. On constate, dans les groupements d’école ayant eu à traiter ce problème, une dérive généralement involontaire de l’informatique (augmentation de la masse salariale) dans le but de compenser les erreurs managériales (mise en place de processus uniques). On peut ignorer l’hétérogénéité des outils informatiques pour se focaliser sur les données. Dans ce cas, le travail se limite à l’harmonisation des données – la reconstruction d’un glossaire par exemple, favorise la compréhension des données – et à la mise en place d’indicateurs de performance communs. Il est évident que les processus suivent après cette harmonisation. Le fonctionnement en « boite noire » permet d’aborder avec plus de liberté la nécessité de service sans contraindre les utilisateurs à une modification de ses méthodes de travail (on rappelle que les équipes sont souvent débordées et que la modification des processus implique généralement une surcharge de 30% du temps de travail la première année).

Le facteur humain

Après une période d’observation, le principe d’efficacité et la solution la plus simple tend à conserver la plateforme logicielle satisfaisant le plus grand nombre d’utilisateur. La conduite du changement atteint alors ses limites quand un groupe d’utilisateur est privilégié au détriment d’un autre (généralement celui absorbé). Il en résulte un sentiment de rejet qui rend parfois difficile les occasions de collaborer. Le changement d’EMIS devient alors une solution de dialogue indispensable : proposer à tous les acteurs du système d’information de focaliser sur un projet d’entreprise et de recommencer à travailler en mode collaboratif.

En conclusion

Notre objectif était de présenter certains risques liés à la fusion de systèmes d’information. Nous souhaitions proposer quelques solutions envisageables. Il est assez facile d’imaginer que le succès d’une harmonisation de SI n’est pas lié à la technique. En revanche, la conduite au changement peut faire la différence. Imposer son système d’information, donc ses méthodes d’organisation, n’est probablement pas la meilleure méthode pour s’assurer l’entière coopération de tous les utilisateurs. De même que laisser le système s’auto-organiser produira probablement à court terme des résultats vite inexploitables. En conséquence, profiter de la dynamique du changement que nécessite une fusion pour modifier les méthodes de travail (dont les processus) et donc certaines fonctionnalités du système d’information est un facteur de succès. Une bonne approche pourrait être de travailler dans un premier temps en mode « boite noire ». C’est-à-dire travailler sur les résultats (glossaire, indicateurs) à l’image de ce qui est réalisé pour les enquêtes comme SISE (on ne s’intéresse pas au mode de production de l’information, on ne diffuse que le résultat). Cette phase est à réaliser durant les deux premières années avec une obligation de la direction de s’intéresser aux indicateurs. La phase d’harmonisation de l’EMIS arrive ensuite.

Bibliographie

1. Bourcieu, Stéphan. Fusion entre écoles de commerce : la taille critique est-elle la solution ? EducPro. [En ligne] 26 01 2012. [Citation : 15 06 2012.] http://www.educpros.fr/detail-article/h/f4490e1ba9/a/fusion-entre-ecoles-de-commerce-la-taille-critique-est-elle-la-solution-le-billet-de-stephan-b.html.

2. APERTO-NOTA. Des indicateurs pour piloter une école : Quelques exemples. APERTO-NOTA Information ouverte. [En ligne] 24 05 2011. [Citation : 26 06 2012.] http://www.aperto-nota.fr/2011/05/des-indicateurs-pour-piloter-une-ecole-quelques-exemples/.

3. UNESCO. Système d’information sur la gestion de l’éducation (EMIS). UNESCO. [En ligne] [Citation : 23 06 2012.] http://www.unesco.org/new/fr/education/themes/planning-and-managing-education/policy-and-planning/emis/.

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